DASAR STRUKTUR ORGANISASI

DASAR STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah Bagaimana pekerjaan dibagi-bagi dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Dalam struktur ada hirarki, kewenangan, dan alur penyampaiani nformasi.

Tujuan pengorganisasian:

·         Membagi pekerjaan yang dikerjakan menjadi tugas departemen yang spesifik. Membebankan tugas dan tanggungjawab yang berhubungan dengan tugas individual.

·         Koordinasi tugas organisasi yang berbeda.

·         Mengelompokkan pekerjaan menjadi satu unit.

·         Membangun hubungan diantara individual, kelompok dan departemen.

·         Membangun garis wewenang formal.

·         Alokasidan deploys sumber daya organisasional.

Desain organisasi merupakan proses yang melibatkan keputusan tentang enam komponen penting:

1.      Spesialisasi Pekerjaan: Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri.Spesialisasi yang berlebihan dapat mengakibatkan tindakan manusia yang tidak ekonomis seperti kebosanan, kelelahan, kualitas yang jelek, meningkatnya ketidakhadiran, tingginya tingkat perputaran.

2.      Departementalisasi: Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dikelompokkan menjadi lima tipe, yaitu:

·         Functional: pengelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilakukan.

·          

·          

·          

Keuntungan:

§  Efisiensi dengan cara menempatkan bersama spesialisasi dan orang dengan keahlian, pengetahuan, dan orientasi.

§  Koordinasi antar area fungsional.

§  Pendalaman spesialisasi.

Kerugian:

§  Komunikasi lintas area fungsional.

§  Terbatasnya sudut pandang organisasi.

·         Product: pengelompokkan oleh lini produk. Misal dalam suatu perusahaan memproduksi beberapa barang maka departemen produksi dibagi lagi berdasarkan jenis barang, departemen produksi pasta gigi, sabun, shampoo.

·          

Keuntungan:

§  Membantu menspesialisasikan produk dan jasa tertentu.

§  Manajer menjadi lebih ahli pada industry mereka.

§  Lebih dekat ke pelanggan.

Kerugian:

§  Duplikasi fungsi.

§  Pandangan terbatas terhadap tujuan organisasi.

·         Geographical: pengelompokkan berdasarkan wilayah geografis. Misal cabang perusahaan yang berada di jawa timur dan jawa barat.

Kelebihan:

§  Lebih efektif dan efisien menangani masalah regional yang timbul.

§  Melayani kebutuhan geografis yang unik lebih baik.

Kekurangan:

§  Duplikasi fungsi.

§  Dapat menimbulkan perasaan terisolasi dari area geografis lainnya.

·         Process: pengelompokkan pekerjaan berdasarkan produk atau arus pelanggan. Departemen pendistribusian barang, pemilahan barang produksi.

Kelebihan:

§  Arus aktivitas lebih efisien

Kekurangan:

§  Hanya dapat digunakan pada tipe produk tertentu

·         Customer: pengelompokkan pekerjaan berdasarkan jenis pelanggan dan kebutuhannya. Misal bagian promosi, customer service.

Kelebihan:

§  Kebutuhan pelanggan dan permasalahan dapat dipenuhi oleh spesialis.

Kekurangan:

§  Duplikasi fungsi.

§  Pandangan terbatas terhadap tujuan organisasi.

3.      Rantai komando: :Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggungjawab kepada siapa.

Wewenang: Hak yang melekat dalam sebuah posisi manajerial untuk memberikan perintah dan untuk berharap bahwa perintah tersebut dipatuhi.

KesatuanKomando: Gagasan bahwa seorang bawahan harus memiliki satu atasan saja yang kepadanya ia bertanggungjawab secara langsung.

4.      Rentang Kendali: Jumlah bawahan yang dapat diserahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

Rentang kendali dipengauhi oleh:

Ø Keahlian dan kemampuan manajer

Ø Karakteristik karyawan

Ø Karakteristik pekerjaan yang dikerjakan

Ø Keserupaan tugas

Ø Kerumitan tugas

Ø Kedekatan fisik dengan bawahan

Ø Standarisasi tugas

5.      Sentralisasi: Sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Pengorganisasian dimana manajer puncak membuat semua keputusan dan karyawan level rendah hanya menunaikan tugas yang diberikan.

Faktor yang menyebabkan perusahaan tersentralisasi:

Ø Lingkungan kerja lebih stabil

Ø Manajer level bawah kurang mampu atau berpengalaman dalam membuat keputusan dibandingankan manajer level atas.

Ø Manajer level bawah tidak mau memberikan suara dalam pembuatan keputusan.

Ø Keputusan biasanya relative minor

Ø Organisasi cenderung menghadapi krisis atau beresiko atas kegagalan perusahaan.

Ø Organisasinya besar.

Ø Implementasi efektif dari strategi perusahaan bergantung pada manajer yang bersikukuh tentang apa yang sedang terjadi.

Desentralisasi: Pengorganisasian dimana pembuatan keputusan didorong kepada siapa yang paling dekat pada tindakan (manajer departemen).

Faktor yang menyebabkan perusahaan terdesentralisasi:

Ø Lingkungan kerja lebih kompleks, tidak pasti.

Ø Manajer level bawah mampu dan berpengalaman dalam membuat keputusan.

Ø Manajer level bawah ingin bersuara dalam pembuatan keputusan.

Ø Keputusannya signifikan

Ø Kultur perusahaan terbuka untuk memungkinkan para manajer bersuara tentang apa yang sedang terjadi.

Ø Perusahaan tersebar secara geografis

Ø Implementasi efektif dan strategi perusahaan bergantung pada manajer yang terlibat danf leksible dalam membuat keputusan

Employee Empowerment: meningkatkan pembuatan keputusan oleh karyawan.

6.      Formalization: tingkat dimana pekerjaan dalam organisasi di standarisasi dan kadar dimana perilaku di arahkan oleh peraturan dan prosedur.

Ø Formalisasi tinggi terhadap pekerjaan menawarkan sedikit kebijakan terhadap apa yang dikerjakan.

Ø Formalisasi rendah berarti sedikit penekanan terhadap bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

DesainOrganisasi

Desain organisasi tradisional:

v  Struktur simpel: departementalisasi rendah, rentang pengendalian yang luas, wewenang tersentralisasi pada satu orang, sedikitnya formalisasi.

v  Struktur Fungsional: departemensalisasi berdasarkan fungsi.

v  Struktur Divisional: terdiri dari unit atau divisi yang terpisah dengan otonomi terbatas di bawah koordinasi dan kendali perusahaan induk.

Desain Organisasi Kontemporer:

v  Struktur Tim: seluruh organisasi dibuat bekerja secara kelompok atau mengatur sendiri dengan memberi wewenang kepada pekerja “pemberdayaan pekerja”

v  Struktur Matriks dan Proyek:

Ø  Pakar dari berbagai departemen fungsional bekerja sama dalam proyek yang dipimpin oleh seorang manajer proyek.

Ø  Rantai komando ganda= memiliki dua manajer, manajer bidang fungsional dan manajer proyek

v  Organisasi tanpa batas

Ø  Dsain organisasi fleksible dan tidak terstruktur yang berniat memupus batasan eksternal antara organisasi dengan pelanggan dan pemasok.

Ø  Menghilangkan batasan internal (horizontal): menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kontrol yang tidak terbatas, menggunakan penugasan tim daripada departemen.

Ø  Menghilangkan batasan eksternal: menggunakan organisasi maya, jaringan, dan struktur organisasi modular agar lebih dekat dengan pemegang saham.

Tantangan Desain Organisasi Masa Kini

v  Menjaga agar pekerja saling terhubung

v  Membangun organisasi pembelajar

v  Mengelola permasalahan struktur global

Organisasi Pembelajar

Organisasi yang telah mengembangkan kapasitas untuk secara kontinu belajar, beradaptasi, dan berubah hingga karyawan menerapkan pengetahuan manajemen mereka. Karekteristik  dari organisasi pembelajar adalah:

v  Tim terbuka berdasarkan pada desain organisasi yang memberikan wewenang kepada para pekerja

v  Secara luas dan terbuka dalam berbagai informasi

v  Pemimpin yang membagikan visi organisasi, berperan sebagai fasilitator, pendukung dan pendorong

v  Budaya berbagai nilai yang kuat, kepercayaan, keterbukaan, dan rasa bagian dari kelompok.